翻訳者への作業割り当てチケットを UiPath で自動作成することにより、担当者の業務を大幅に改善

導入事例 | 株式会社 麻布プロデュース様

麻布プロデュースイメージ

株式会社 麻布プロデュース様は、平成4年(1992年)創業の東京都港区虎ノ門に本社を構える法人です。旅行・自動車・eコマース業界の英日/日英翻訳を中心とした産業翻訳を取り扱っています。また、バイリンガル講師によるカスタマイズ可能なレッスンを特色としたオンライン英会話サービスを提供する「虎ノ門イングリッシュアカデミー」を運営しています。

今回は、旗振り役として RPA 活用に取り組んでこられた株式会社 麻布プロデュースの橋爪様にお話しをお聞きしました。

RPA 導入の経緯

RPA 導入の経緯

今日はお時間をとってくださってありがとうございます。まず初めに、RPAを導入しようと思われたきっかけを教えていただけますか。

橋爪様:私たちの業務では、仕事にとりかかる前の準備段階で細かい単純作業が多く、本格的な作業に入るまでに午前中いっぱい時間がかかる日もある状況でした。

件数が多いとどうしてもミスが発生したり、業務に本格的にとりかかる”前”にチームメンバーが疲れ切ってしまったりという状況があり、もしRPAで自動化できたらかなり仕事がやりやすくなると感じていました。

UiPath 導入の決め手

UiPath 導入の決め手

 多くのRPAツールの中からなぜUiPathに決定されたのですか?

橋爪様:実際にRPAツールを導入したいと思っても、効果が不明なものに対して初期投資を行う不安がありました。UiPathの場合、小規模事業者の場合無料版を使えますので、まず試しに使ってみることにしました。使いやすいツールだと感じたのでUiPathに決定することにしました。

 

無料トライアル版があるのが嬉しいですよね。ところで、どんな業務を自動化されましたか?自動化する前の課題にはどのようなものがありましたか?

橋爪様: 新規に依頼のあった案件について、社内の「工程管理システム」に登録する作業を自動化しました。毎日だいたい50件程度、多い時には100件近い案件をひとつひとつ手で入力していたので、入力して整理するのに3時間程度かかっていました。それに登録漏れや入力の間違いといったミスも発生していました。

それに大量の単純作業を、とにかく急いで且つ正確に行う必要があったので、メンタル面でも作業者の負担が大きかったです。

RPA 導入の効果

RPA 導入の効果

RPA化しての効果はいかがでしょうか?

橋爪様効果は大きかったです。これまで午前中いっぱいかけて登録していた準備作業が、1時間弱で終わるようになりました。朝仕事を始めるときにロボット実行するだけで登録作業を着々と進めてくれるので、その間に他の作業に入れます。

午後もこれまでは同じような作業に1時間程度は取られていたのですが、その分の作業負担もなくなりました。準備作業が短縮されたことで、業務に本格的にとりかかれるタイミングが繰り上がり、結果として残業の削減にもつながりました。

 

大きな作業時間の短縮が見られたのですね。それに時間削減だけではないメリットをお感じになっているそうですね。

橋爪様: ロボットが地道に作業するので処理が一瞬で終わるわけではありませんが、システムでトラブルがない限りはおおむね正確に動いてくれますから、とにかく心身ともにチームメンバーの負荷が軽減されました。以前はどちらかというとみんなやりたくなかった登録作業ですが(笑)、今ではボタンひとつでできるようになったので、それぞれのメンバーが率先して着手しています。

最近では案件数が増えて来ているので、もしUiPathでロボット実行できていなかったら、今頃は…手が回っていなかったと思います。

UiPath 導入の際の課題と解決

UiPath 導入の際の課題と解決

― たしかにメンバーの心理的負担の軽減は、目に見える数値では現れてこないですが、大きなメリットですよね。ところでRPAを導入するにあたってメンバーの方はすんなり受け入れてくださいましたか?

橋爪様: 自動化自体に魅力を感じてはいても、新しいツールを試すという意味では少し戸惑いを感じているメンバーもいました。「RPA…よく分からない」という理由が一番で、ほかにも少し試してみただけで「うまく処理できない…」などの理由で積極的にはRPAを使いたくないという声も上がりました。

※ 画像はワークフロー図を使用した UiPath 導入のイメージです。

― 新しいものに取り組むのは少なからず抵抗がありますよね。どうされましたか?

橋爪様: 現場担当者との間で説明会を設けて、具体的にどんな業務を自動化でき、メリットがあるかについても明確にしてRPAに関する認識を高めてもらいました。また、比較的簡単な業務をまずは1つ実際に自動化し、その使用感や便利さを実感してもらうようにしました。

オンライントレーニングに関して

オンライントレーニングに関して

― なるほど。事前の説明会や、スモールスタートで実際に動きを見てもらうというのが功を奏したのですね。弊社の提供するオンライントレーニングや開発サポートもお役に立ちましたでしょうか?

橋爪様: はい。よかったです。分からないことや行き詰まることがあっても相談できるという安心感でRPA開発のハードルはかなり下がったように感じました。代わりに解決してもらうのではなく、一緒になって取り組んでもらえたので問題解決のスキルアップに繋がりました。

ちょっとしたプロパティ設定のコツや、ブラウザのセレクターや、環境など変化する要素にどのように柔軟に対応できるかなど、教えていただいたことは、今でもRPA開発に役立っています。独学や試行錯誤しながらでは多くの時間をかけていたと思いますから、開発の時間を節約できたことは大きな利点です。

御社のサポートがなければ、「これは自動化できないタスク」と諦めてしまっていたものもあると思います。

 

― それはよかったです。サポートでお会いする度に複雑なフローも工夫しながら実装されていてこちらが勉強させていただいたことも多かったです。これからUiPathを導入される企業に向けて、RPAを成功させるアドバイスがあれば教えていただけますか。

橋爪様: 業務のうちどの部分を自動化できるかを選定する過程がとても大切だと思いました。人の判断が必要と思っていたところでも、実は「この場合はこうする」など、パターン化できる場合もあります。

この見極めをしっかりすることで、自動化対象範囲を広げられますし、逆に現場作業者にRPAへの過度の期待を抱かせないようにし、開発に余計な時間がかかることを防げます。RPAのできることは”地味”に見えますが、作業者がRPAの得意分野を理解して良さを実感すると、協力体制が生まれてくると思います。

 

― 自動化範囲の見極め大事ですよね。弊社のサービスでも、業務整理・業務選定のサポートも重視しております。最後になりますが、他にこんなサポートがあったらいいなというものがありますでしょうか?

橋爪様: 開発での話になりますが、行いたい操作に対してどんなアクティビティが使えるか分からずにいたので、知っているアクティビティだけでなんとかしようとしてしまうことがよくありました。よくある行いたい操作に対して便利なアクティビィティ対応表のような紹介するものがあると助かると思いました。

例えばブラウザ遷移後に読み込み待ちのために最初はよく待機など使っていましたが、表示されるのを待ってから次の操作にいくにはこのアクティビティが便利…などがあると助かりますね。

 

― ありがとうございます。次のサポートの機会までに備えておきたいと思います。貴重なご意見たいへん参考になりました。インタビューに答えてくださり、ありがとうございました。

 

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